Varför strular tekniken i mötesrummet?

Har du någonsin upplevt att tekniken strular i ett mötesrum? Varför kan det inte bara fungera? Borde inte USB-C lösa allt med en kabel som dessutom laddar?

Vi på Meetech har under de senaste åren testat 20-30 olika USB-hubbar och varje gång trott att just denna hubb skulle lösa alla problem. Det fungerar ett tag, men sedan börjar problemen att uppstå. Varför är det så?

Vi har fördjupat oss i USB-världen och hoppas med denna artikel kunna skapa förståelse för varför tekniken strular och självklart komma med tips.

Utvecklingen av videoutrustning
Strax innan pandemin började det dyka upp videoutrustning där man anslöt USB till sin laptop för att få tillgång till kamera och HDMI för att få tillgång till display och externa högtalare. Då var systemen väldigt enkla och gick oftast på USB 1.1 eller 2.0 (12 Mbps - 480 Mbps).

Idag har systemen blivit alltmer avancerade. Ett modernt videosystem innehåller kamera med 4K, högtalare och mikrofoner, allt kopplas in i en mottagare och skickas vidare till en sändare genom nätverkskabel. Där ska det sedan packas upp med USB och HDMI för att kopplas in i din laptop. Här har vi skapat ytterligare ett steg där en USB-C hub möjliggör att endast en kabel kopplas in i laptopen och du får dessutom laddning. Det är alltså mycket som händer i kedjan och med extremt mycket data. Om vi innan pandemin använde USB 2.0, så använder vi idag USB 4.0 (40 Gbps - 80 Gbps).

Begränsningar med USB-hopp
Visste du att en laptop klarar max 5-6 hubbar (inklusive interna hubbar)? Enkelt förklarat, USB-hopp. Din laptop är ett hopp. Vad du kanske inte visste är att ditt tangentbord, din styrplatta, din webbkamera och ibland andra funktioner använder USB-protokoll. Så din laptop kan vara mellan 3-4 hopp. Vissa datorer är smartare och kan stänga av till exempel webbkameran om du kopplar dig mot ett videosystem. När du sedan kopplar in USB-C kabeln som går in i USB-C hubben används ytterligare ett hopp. Sedan har vi sändaren och mottagaren som kamera, högtalare och mikrofoner är inkopplade i, vilket innebär ytterligare 1-3 hopp. Då är det kanske inte så konstigt att det ibland inte fungerar, då vi redan passerat antal hopp en laptop klarar av.

Visste du att Mac-datorer är ännu känsligare? De klarar som mest 3-4 hopp.

Varierande användarmiljöer
Det kan också variera från användare till användare. Person A kanske jobbar på en myndighet eller i en organisation där IT-miljön är väldigt strikt. Då kan det finnas dolda regelverk som gör att datorn klarar färre hopp. Person B kanske jobbar i ett mindre företag där datorerna inte är lika låsta.

Är USB-C lösningen?
USB-C är egentligen en kontaktstandard. En USB-C kabel kan ha flera olika ändamål och funktioner. Vissa kablar är enbart för laddning och med olika effekter, vissa är enbart för bilddelning, och vissa USB-C kablar är egentligen Thunderbolt. Vissa portar i din laptop kanske inte ens stödjer bilddelning utan enbart laddning. Vissa datorer minskar effekten om batteriet inte är tillräckligt laddat, vilket kan leda till problem med bilddelning.

• Tips för att undvika problem
  - Använd så få omkopplingar som möjligt.
  - Använd rätt kablar för rätt ändamål.
  - Använd så kort kablage som möjligt.
  - Starta om din laptop regelbundet (gärna varje dag).
  - Se till att du vet vilka portar i din laptop som kan användas för bilddelning.
  - Se till att din dator är laddad.
  - Ta hjälp av företag med rätt kompetens.
  - Gå ifrån att din laptop ska vara klientbärare i videomöten (använd rumssystem).

Vad är då lösningen?
Teknik är problematisk och kan alltid fela beroende på hur olika världar utvecklas (vi syftar då på datorer vs videoteknik). Vad vi definitivt upplever minst problem med är rumssystem med certifierade produkter. Kort innebär det att mötesrummet har en rumsdator med videoklient (Teams, Google Meet, Zoom osv). All teknik, dvs display, kamera, högtalare och mikrofoner, är direkt inkopplade i rumsdatorn. Man bokar sitt möte och rummet genom sin kalender (rumsdatorn har en licens som är kopplad mot kalendern). När du kommer in i rummet ser du på displayen att du kan ansluta dig till mötet. Vill du dela en presentation så använder du antingen systemets kabel eller så är din laptop uppkopplad mot mötet och du delar din presentation trådlöst.

Används certifierade produkter i kedjan så ska det minimera att det sker krockar i de olika världarna (datorer vs videoteknik).

Vi på Meetech hoppas att denna artikel har ökat förståelsen för hur teknik med USB fungerar. Vill ni veta mer, gå djupare eller få rådgivning om hur vi kan hjälpa dig eller ert företag att få fungerande teknik i era mötesrum, så finns vi alltid tillgängliga.